Accompagnement

Différentes approches peuvent être envisagées. Des exemples et des thématiques sont présentés sur cette page. Elles peuvent être prises comme tel ou servir de matière pour co-construire une intervention entre Clairière et votre organisation.

Que ce soit pour un accompagnement ou une formation, il est important de ménager un temps certain en amont (1 journée idéalement), pour que la gouvernance de la structure, et les salarié·es quand il y en a, puissent appréhender ensembles les enjeux et décider, en conscience, d'engager un processus de migration. Sans cette phase indispensable, le risque est grand d'initier un projet qui ne sera pas ancré dans le temps parce que la majorité des membres ne se seront pas approprié les enjeux et le processus.

Tendre vers une cohérence entre les valeurs que défend l’organisation et les outils qu'elle utilise

Les outils utilisés au sein de la structure, lorsque du temps n'a pas pu être pris pour clarifier les besoins, est souvent le résultat de plusieurs logiques :

• Comportement mimétique : "les organisations que je connais utilisent ce logiciel, il répond sans doute à notre besoin !". Prenons, celui-là.
• Des bénévoles, ou des salarié·es quand il y a, importent leurs pratiques personnelles au sein de la structure. Ces personnes sont prescriptrices d'un usage qui s'ancre dans le temps.
• L'association utilise les logiciels qui leur ont été vendus (ou soi-disant "donnés" mais ce n'est jamais clair) avec les appareils que l'association a achetés.
• Par empilement générationnel : les outils étaient là avant et restent car il est estimé que les changer serait trop compliqué et prendrait trop de temps.

Et sans doute bien sûr, d'autres facteurs propres à chaque structure. Le résultat est souvent un mélange de toutes ces raisons !

Il est important de questionner toutes ces pratiques pour en évaluer les impacts et décider si des changements doivent être initiés. Et ce, pour mettre en cohérence les pratiques avec les valeurs que porte l’organisation. Pour prendre un exemple concret, une association qui promeut la collaboration et le partage aura peut-être intérêt à favoriser en son sein, l'usage de logiciels libres, plus proches de ses valeurs (et dont beaucoup d'entre eux relèvent des communs numériques) que des logiciels dits « privateurs » (de libertés) dont l'argent qu’ils collectent massivement est une fin avant d'être un moyen.

Cette approche est préconisée avec la plus grande présence possible de la gouvernance et des salarié·es.

Besoin d'y voir clair sur l'état de votre système d'information...

Avoir une vue claire de l'ensemble du système d'information de votre organisation contribue grandement à une meilleure maîtrise des données et des incidents.

Un état des lieux permet, entre autres, sur les points listés ci-dessous, de renforcer et de partager la maîtrise du système d'information :

• Faire un état de l'existant (appareils, logiciels, serveurs, mode de fonctionnement bénévoles et salarié·es, outils de partage utilisés, etc.)
• Évaluer les besoins nouveaux
• Localisation des données, règles d'accès
• Niveau d'appropriation des mesures de sécurité
• Sauvegardes et restaurations en fonction de la sensibilité des données
• Formalisation et documentation
• Dépendance à la maîtrise d'outils (dont outils spécifiquement développés pour l'association),
• Carte des compétences
• ...

...pour mieux choisir et faire évoluer le système d'information

En fonction de l'état des lieux et des besoins exprimés, il conviendra, ensemble, de déterminer les priorités, les solutions et les éventuelles formations à mettre en œuvre.

Formations

Des interventions possibles avec le cadre de la certification Qualiopi portée par Coopaname

Comme expliqué sur la page des mentions légales, j'ai choisi de rejoindre une coopérative, en l’occurrence, il s'agit de Coopaname, pour proposer les services portés par Clairière.

Coopaname est certifiée Qualiopi et cela permet donc de penser des formations professionnelles avec Clairière avec l'appui financier de votre opérateur de compétences (OPCO). Pour comprendre ce que sont les OPCO, vous pouvez parcourir cette ressource. Le plus simple en général, est d'appeler votre opérateur de compétences et de demander les conditions de financement d'une formation par un intervenant extérieur qui est capable de justifier de la certification Qualiopi.

Exemple d'une formation vers un numérique éthique pour votre association

Contexte

La structure a décidé de s'engager dans une transition vers des outils plus éthiques et plus respectueux des données des personnes interagissant avec elle.

Exemple de contenu déroulés sur 4 jours

Voici une liste des points principaux qui peuvent être abordés. Le ruban pédagogique part de la réalité des pratiques, passe par l'appréhension des enjeux des usages de chacun·e et regarde ensuite des solutions susceptibles d'aider la structure à migrer pour des outils plus adaptés et plus respectueux des utilisateurs et utilisatrices.

• État des lieux, état des pratiques
• Présentation des enjeux liés aux données, à la maîtrise de son système d’information
• Collecte des attentes
• Les outils collaboratifs pour la formation
• Logiciels libres : petite histoire et enjeux d’une informatique mieux maîtrisée
• Mise en pratique sur ordinateur, sur smartphone
• Zourit, une preuve -parmi d’autres- que des alternatives sont possibles
• Comprendre pour contribuer
• RGPD
• Réponses aux besoins concrets exprimés par les participant·es sur les premiers temps de la formation
• Notions de cybersécurité et sauvegardes
• Accompagnement aux changements dans sa structure
• Numérique acceptable vis-à-vis de la transition écologique
• Des alternatives qui existent et qui répondent pour beaucoup aux besoins de votre structure.

Formation à la prise en main de Zourit

Zourit est un outil développé par les Ceméa. D'abord pensé pour leur usage interne, il a ensuite été décidé d'ouvrir son usage, pour permettre aux structures de l'ESS de bénéficier des réflexions et du développement.

Il est souvent pertinent d'avoir un échange préalable pour mesurer ensemble si cette solution peut répondre aux besoins de la structure. Une visioconférence d'1h30 permet en général de clarifier le besoin.

Le cas échéant, s'engager dans l'appropriation d'un tel outil est une décision importante qui nécessite :

• d'une part, un engagement financier annuel après des Ceméa (voir les tarifs en bas de la page précédemment citée ; ce coût est très avantageux au regard du service qui est proposé). C'est une contractualisation qui se fait auprès des Ceméa.
• d'autre part, une formation et un accompagnement au déploiement de Zourit au sein de votre structure est vivement recommandé. C’est indispensable si vous souhaitez une appropriation la plus large possible de la part des utilisateurs et utilisatrices au sein de la structure et dans sa périphérie. Clairière peut vous accompagner.

Il est recommandé de prévoir 3 jours au total (1 première journée puis, deux jours consécutifs 3 semaines plus tard environ) pour aborder les contenus suivants :
Formations aux différents modules de Zourit :

• Administration de Zourit : gestion des comptes et des quotas, gestion des groupes, gestion des mots de passe
• Nextcloud : un cloud fonctionnel et adaptable aux besoins. Migration des données, modalités de partage, synchronisation des données
• Zimbra dont contacts partagés, agendas partagés, mails. Paramétrages des smartphones pour la synchronisation. Appui à la migration des anciens mails et des noms de domaine.
• Visioconférences avec big blue button
• Pads pour collaborer et retrouver les productions communes
• Éventuellement, si l’option a été choisie, formation à l’utilisation de Sympa, outils de diffusion de mails en masse
• Hygiène numérique vis-à-vis des données, lien avec le RGPD
• Documentation

Et des formations à co-construire en lien direct avec vos besoins

Des formations peuvent être co-construites autour d'un besoin particulier identifié par la structure.

Voici quelques exemples :

• Utilisation avancée et administration de Nextcloud,
• Logiciel de gestion d'association comme Paheko ou Dolibarr,
• Degooglisation des smartphones,
• Animer une instance de Bénévalibre pour un réseau,
• Installation et prise en main de systèmes d'exploitation alternatifs comme GNU/Linux (pour recycler, entre autres, des ordinateurs inutilisés,
• Approfondissement des usages de la suite bureautique Libre Office ou des outils du quotidien, etc.

Méthodes et formes

Autant que possible, les outils privilégiant l'auto-construction des savoirs des apprenants et des apprenantes seront privilégiés. Des méthodes interactives alternant grand groupe, petit groupe et travail individuel contribueront à répondre aux besoins. Les outils de l'éducation populaire et de l'éducation nouvelle feront partie de la trousse apportée par Clairière.

Autant que possible, les sessions de formations se feront en présentiel : la communication non verbale, les temps informels sont autant de moments complémentaires de la formation qui sont dégradés lorsque l'on est en distanciel. Néanmoins, au besoin et d'un commun accord, des temps en visio pourront être envisagés et pensés dans une articulation avec les temps en présentiel.